manajemen

MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS DAN MUTU

Manajemen produksi (yang disebut juga manajemen operasi) adalah manajemen atas proses dimana sumber daya digunakan untuk memproduksi barang atau jasa. Situasi Cell One Company, yang memproduksi dan menjual telepon genggam. Cell One Company harus memutuskan:
Sumber daya manusia atau sumber daya lain apakah yang dibutuhkan untuk memproduksi telepon-telepon genggamnya?
Dimanakah perudahaan sebaiknya memproduksi telepon genggamnya?
Apakah yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk mengendalikan mutu produksinya?
Bagaimana perusahaan dapat memproduksi telepon genggamnya secara lebih efisien?
Sumber Daya yang Digunakan Dalam Proses Produksi
Manajemen produksi (production management) yang efektif atau manajemen operasi (operations management)-ditujukan untuk mengembangkan proses produksi yang efisien (relatif rendah biayanya) dan bermutu tinggi guna menghasilkan produk arang dan jasa yang lebih spesifik. Manajemen produksi akan dapat mencapai efisiensi dengan menentukan secara tepat jumlah bahan baku yang akan digunakan, kombinasi sumber daya yang tepat, pembagian pekerjaan yang tepat, pembagian pekerjaan yang tepat, dan urutan-urutan pekerjaan yang tepat.
Berbagai sumber daya utama yang digunakan oleh perusahaan dalam proses produksi adalah sumber daya manusia (karyawan), bahan baku, dan sumber daya-sumber daya lainnya (misalnya: bangunan, mesin, dan peralatan)
Mengombinasikan berbagai sumber daya untuk produksi
Para manajer menggabungkan berbagai sumber daya dengan menggunakan stasiun-stasiun kerja dan lini perakitan. Stasiun kerja (work station) adalah area dimana satu atau beberapa orang karyawan diberi pekerjaan tertentu. Stasiun kerja membutuhkan mesin dan peralatan sekaligus juga karyawan.
Memilih Lokasi
Salah satu keputusan yang sangat penting dalam manajemen produksi adalah pemilihan lokasi untuk pabrik atau kantor.
Faktor-faktor yang mempengaruhi keputusan lokasi, yaitu:
Biaya ruang kerja
Biaya tenaga kerja
Insentif pajak
Akses transportasi
Pasokan tenaga kerja


Mengevaluasi Kemunkinan-Kemungkinan Lokasi
Di beberapa lokasi, penyewaan tempat dapat sangat restriktif dan mungkin membutuhkan jaminan dalam jumlah besar yang akan hilang jika bisnis memutuskan untuk pindah.
Gerai-gerai starbucks biasanya berlokasi di tempat-tempat dimana banyak orang berlalu lalang, seperti misalnya daerah pusat kota, pusat-pusat ritel pinggir kota, gedung-gedung perkantoran, dan kampus-kampus perguruan tinggi.
Memilih Design dan Tata Ruang
Desain (design) menunjukan ukuran dan struktur dari pabrik atau kantor. Tata ruang (layout) adalah pengaturan mesin dan peralatan dalam pabrik atau kantor tersebut.
Faktor-faktor yang mempengaruhi desain san tata ruang:
Karakteristik lokasi
Proses produksi
Kapasitas produksi yang diinginkan
Pengendalian Produksi
Pengendalian produksi (production contol), yang antara lain meliputi:
Pembelian bahan baku
Pengendalian persediaan
Pengaturan rute
Penjadwalan
Pengendalian mutu
Pembelian Bahan Baku
Para manajer akan melakukan pekerjaan-pekerjaan berikut ini ketika membeli persediaan. Pertama, mereka harus memilih pemasok. Kedua, mereka mencoba untuk mendapatakan potongan harga. Ketiga, mereka akan memutuskan apakah sebagian pekerjaan produksi dapat didelegasikan kepada pemasok.
Memilih pemasok bahan baku
Dalam melakukan pilihan diantara beberapa pemasok, perusahaan akan mempertimbangkan berbagai karakteristikseperti misalnya harga, kecepatan, mutu, pelayanan, dan ketersediaan kredit. Pendekatan umum dalam mengevaluasi pemasok adalah dengan pertama-tama mendapatkan harga dari masing-masing pemasok. Kemudian masing-masing pemasok akan dimintai satu contoh produk dan diperiksa mutunya. Lalu pemasok-pemasok ini akan dimintai informasi lebih lanjut mengenai kecepatan pengiriman dan jaminan pelayanan jika terjadi masalah dalam pengiriman. Prusahaan kemudian dapat menguji salah satu pemasok dan mengevaluasi kendalanya selama beberapa waktu.
Salah satu pertimbangan yang lain adalah kemampuannya untuk berinteraksi dengan suatu sistem pemesanan berbasis internet.
Mendapatkan potongan harga
Perusahaan yang membeli bahan baku dalam jumlah yang besar terhadap pemasok mungkin akan mendapatkan diskon atas bahan baku tersebut.
Mendelegasikan produksi kepada pemasok
Perusahaan-perusahaan manufaktur pada umumnya menggunakan outsourching, yaitu: perusahaan membeli bagian-bagian produk dari pemasok dan bukannya memproduksi bagian-bagian terebut sendiri.
Pembayaran secara elektronik terhadap pemasok
Setelah menerima pesanan persediannya, perusahaan akan memberikan instruksi kepada pihak bank untuk mentransfer pembayaran dari rekeningnya.

Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan (inventory control) adalah proses pengelolaan persediaan pada tingkat yang akan meminimalkan biaya. Pengendalian mengharuskan adanya:
Pengendalian persediaan bahan baku
Perencanaan kebutuhan bahan baku
Pengendalian persediaan barang dalam proses
Pengendalian persediaan barang jadi
Dampak teknologi pada pengendalian persediaan
Pengaturan Rute
Pengaturan rute (routing) adlah urut-urutan (atau rute) pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan produksi suatu produk.
Penjadwalan
Penjadwalan (scheduling) adalah tindakan penentuan periode waktu untuk masing-masing pekerjaan dalam proses produksi. Jadwal produksi (production schedule) adalah rencana penentuan waktu dan volume pekerjaan-pekerjaan produksi.
Penjadwalan adalah suatu hal yang bermanfaat karena akan mementuka jumlah produksi yang diharapkan yang seharusnya dapat dicapai di setiap stasiun kerja selama satu hari atau satu minggu.
Dampak teknologi terhadap penjadwalan produksi
Banyak perusahaan yang menggunakan teknologi untuk meningkatkan penjadwalan produksinya. Penjadwalan produksi juga sedang ditingkatkan melalui penggunaan sistem berbasis komputer yang disebut sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP). Tingkat integrasi yang tinggi memungkinkan setiap pengguna di perusahaan menjadi lebih terinformasi mengenai sumber daya yang dan komitmen yang dimilikinya.
Penjadwalan proyek-proyek khusus
Selain satu metode penjadwalan pekerjaan untuk proyek khusus adalah dengan menggunakan diagram Gantt (Gantt chart) yaitu dengan menggambarkan perkiraan waktu untuk setiap pekerjaan dalam proses produksi.
Metode penjadwalan yang lain untuk proyek khusus adalah teknik evaluasi dan peninjauan program (program evaluation and review technique-PERT), yaitu menjadwalkan pekerjaan-pekerjaan dengan cara yang akan meminimalkan penundaan-penundaan yang terjadi dalam proses produksi. PERT meliputi langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pengidentifikasian beragam jenis pekerjaan yang terkait dLm proses produksi.
2. Penyusunan pekerjaan dalam urutan yang harus dilakukan, urutan ini dapat dilambangkan dalam diagram dengan panah-panah yang menggambarkan jalur atau urutan proses produksi.
3. Pengestimasian waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas.
Pengendalian Mutu
Mutu (quality) dapat didefinisikan sebagai tingkat sampai sejauh mana produk atau jasa dapat memenuhi keinginan stsu harapan para pelanggan. Pengendalian mutu (quality control) adalah proses memastikan apakah mutu dari suatu produk atau jasa telah memenuhi tingkat mutu yang diinginkan dan mengidentifikasi perbaikan-perbaikan (jika ada) yang dilakukan dalam proses produksi. Mutu dapat diukur dengan menilai berbagai karakteristik (seperti misalnya seberapa lama produk tersebut dapat bertahan) yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.
Tindakan mengawasi dan meningkatkan mutu produks dan jasa yang dihasilkan pada umumnya disebut manajemen mutu total (total quality management-TQM) yang pertama kali dikembangkan oleh W. Edwards Deming, dianatara beberapa panduan utama TQM dalam peningkatan mutu terdapat beberapa hal sebagai berikut: (1) memberiksn pendidikan dan pelatihan bagi para manajer dan karyawan yang mereka butuhkan untuk dapat melaksanakan pekerjaan mereka, (2) mendorong para karyawan untuk bertanggung jawab dan memberikan kepemimpinan, dan (3) mendorong seluruh karyawan untuk mencari cara-cara yang akan dapat meningkatkan proses produksi.
Pengendalian oleh Teknologi
Motorola dan perusahaan lainnya menggunakan computer untuk menilai mutu. Computer dapat menentukan apakah setiap komponen dari suatu produk banya memenuhi standar mutu yang spesifik. Mesin yang dikendalikan oleh computer memiliki sensor-sensor elektronik yang dapat menemukan bagian-bagian yang rusak.
Pengendalian oleh karyawan
Perusahaan juga banyak menemukan karyawannya untuk menilai mutu.
Pengendalian melalui pengambilan cobtoh
Perusahaan juga dapat menilai mutu dengan pengambilsn contoh (sampling), atau memilih secara acak sebagian produk yang diproduksi dan melakukan pengjian untuk memastikan bahwa produk telah memenuhi standar mutu.
Pengendalian melalui Pengawasan Keluhan
Mutu sebaknya dinilai tidak hanya ketika produk tersebut diproduksi melainkan produk tersebut terjual.
Memperbaiki Kekurangan
Tujuan dari proses pengendalian mutu adalah tidak hanya untuk mendeteksi kekurangan mutu tetepi juga memperbaikinya. Masalah yang terjadi mungkin dapat disebabka oleh salah satu dari faktor-faktor berikut: bahan baku yang tidak memenuhi syarat, mutu pekerjaan karyswan yang rendah, atau rusaknya mesin dan peralatan.
Para Pemenang Malcolm Baldrige National Quality Awards
Cat Financial adalah suatu bisnis yang mendanai pesanan-pesanan peralatan dari caterpillar dalam jumlah besar.

Metode- Metode untuk Meningkatkan Efisiensi Produksi
Perusahaan selalu berusaha untuk meningkatkan efisiensi produksinya, yaitu denagan menghasilkan jumlah output dan tingkat mutu yang tinggi dengan biaya produksi yang rendah.
1. Teknologi
2. Skala ekonomis
3. Restrukturisasi

Teknologi

Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi produksinyadengan menerapkan teknologi baru. Mesin-mesin baru yang menggunakan teknologi yang telah dikembangkan dapat melakukan pekerjaan dengan lebih cepat.
Karena mesin dapat lebih murah biayanya daripada sumbr daya manusia,maka otomatisasi dapat meningkatkan efisiensi produksi. Sebagai contohnya:
1. Banyak perusahaan seperti Albertson’s (rantai toko bahan makanan) dan Home Depot telah meningkatkan efisiensi produksinya melalui penggunaan teknologi komputer.
2. Beberapa rumah sakit menggunakan robot farmasi yang memeriksa dan mengambil persediaan obat.
3. Berbagai perusahaan manufaktur menggunakan komputer yang semakin canggih yang bisa mempercepat waktu penyelesaian berbagai jenis pekerjaan .

Skala Ekonomis
Skala ekonomis (economics of scale) yaitu biaya rata-rata yang lebih rendah yang timbul akibat melakukan produksi dalam jumlah yang lebih besar. Ada dua jenis biaya yang terkait dalam produksi suatu produksi yaitu biaya tetap dan biaya variabel. Biaya tetap (fixed costs) adalah beban-beban operasi yang tidak mengalami perubahan sebagai akibat dari jumlah produk yang diproduksi. Contohnya: biaya sewa sebuah pabrik tidak akan dipengaruhi oleh jumlah produksi yang diproduksi disana. Biaya variabel (variable cost) adalah beban-beban operasi yang berubah secara langsung mengikuti jumlah produk yang diproduksi.
Restrukturisasi
Restrukturisasi (restructurisation) berkaitan dengan perubahan proses produksi sebagai salah satu usaha untuk meningkatkan efisiensi. Banyak perusahaan juga melakukan rekayasa ulang (reengineering) yaitu perancangan ulang struktur organisasi dan operasi sebuah perusahaan. Rekayasa ulang dapat mengakibatkan terjadinya beberapa perubahan kecil, seperti misalnya: pengubahan prosedur yang digunakan untuk menerima pesan telepon atau mengirimkan paket.
Perampingan
Ketika perusahaan melakukan restrukturasi, pada umumnya perusahaan juga akan melakukan memiliki akibat-akibat yang merugikan, yaitu:
1. mungkin ada biaya-biaya ayang terkait dengan penghilangan posisi-posisi jabatan.
2. Mungkin akan terdapat biaya yang dapat dikaitkan dengan pelatihan beberapa karyawan yang masih ada yang mengalami perluasan tanggung jawab.
3. Perampingan dapat menyebabkan terjadinya penurunan mutu.

Integrasi Pekerjaan-Pekerjaan Produksi
Proses produksi terdiri atas pekerjaan-pekerjaan yang saling berkaitan. Jika salah satu pekerjaan produksi mengalami kegagalan, maka jadwal produksi secara keseluruhan akan ikut terpengaruh. Oleh sebab itu perusahaan akan mengawasi apa yang disebut sebagai rantai pasokan (supply chain).
Untuk dapat mengetahui seberapa banyak integrasi yang dibutuhkan, mari kita lihat beberapa contoh berikut:
Setelah satu perusahaan pembuat mobil menentukan lokasi untuk pelaksanaan produksi, maka perusahaan akan merekrut karyawan dan menempatkan mereka ke lini-lini perakitan.
Bahan-bahan baku dikirimkan ke berbagai bagian lini perakitan sehingga mereka dapat dipasang selama proses produksi.
Persediaan bahan baku yang memadai telah dipesan sebelumnya untuk dapat mengakomodasi produksi yang telah dijadwalkan.

Bagaimana Kerusakan Dapat Mengganggu Jalannya Proses Produksi

Terjadinya satu kerusakan dalam salah satu bagian proses akan memperlambat keseluruhan proses produksi. Contohnya yaitu:
1. Mesin yang digunakan oleh para karyawan dalm proses produksi dapat mengalami kerusakan.
2. Bahan baku yang digunakan dalam berbagai stasiun yang berbeda disepanjang lini perakitan tidak diterima tepat pada waktunya.
3. Beberapa orang karyawan yang diberi tugas melakukan pekerjaan pada lini perakitan tersebut jatuh sakit atau terhenti.
4. Pengendalian mutu atas proses dat meminta suatu pekerjan dilakukan ulang.